Signifikante Arbeitszeitersparnis dank cloudbasierter Software CARMADA
Die freenet AG versteht sich selbst als Digital Lifestyle-Provider. Der Begriff Digital Lifestyle umfasst dabei insbesondere die Themen Telekommunikation, Internet, Energie, TV sowie alle Services, Anwendungen und Geräte, die mit einem internetfähigen Endgerät verbunden oder durch dieses steuerbar sind. Auch bei dem hauseigenen Fuhrparkmanagement setzt das Unternehmen auf digitale Lösungen. Alle Fuhrparkdaten und ein großer Teil der anfallenden Pflichten werden bei CARMADA cloudbasiert abgebildet. „Bevor wir CARMADA eingeführt haben, dominierte bei unserer täglichen Arbeit ein traditionelles, papierbasiertes Dokumentensystem“, so Michaela Sarman-Lein, eine der Fuhrparkverantwortlichen der freenet AG. Dank Carmada konnten wir die Prozesse um ein Vielfaches beschleunigen und uns die tägliche Arbeit erheblich erleichtern“, so Sarman-Lein.
Ziele
Das Ziel war es, eine ganzheitliche Lösung zu entwickeln, die auf die Prozesse der freenet AG zugeschnitten sein sollte. Sämtliche Daten und Informationen zu den Fahrern und Fahrzeugen im Fuhrpark sollten darin abgebildet werden. Weiterhin sollten Führerscheinkontrollen und die Fahrerunterweisungen automatisiert ausgelöst werden sowie ein Schaden- und Poolfahrzeug-Management vorhanden sein.
Herausforderungen
Um die Anforderungen zu erfüllen, war ein großer Aufwand der IT-Experten von CARMADA notwendig. Da die freenet AG Fuhrparkeinheiten an verschiedenen Standorten unterhält, galt es, sämtliche Daten und Informationen zusammenzuführen. Das System sollte vom gesamten Team an den verschiedenen Standorten genutzt werden können und so den Verwaltungsaufwand reduzieren.
Lösung
CARMADA bietet die Möglichkeit sämtliche Bestandsdaten und Informationen der verschiedenen Standorte mittels Importfunktionen in kürzester Zeit zu importieren. Die Leasing- und die Tankkartendaten werden vom Anbieter automatisch monatlich an das System übermittelt. Die dezentralen Fahrer können die digitale Führerscheinkontrollen und die Fahrerunterweisung als E-Learning jederzeit durchführen. Durch die Dokumentation im System können die Halterhaftungspflichten der freenet AG dokumentiert werden. Die Fahrer haben die Möglichkeit über einen Selfservice bspw. einen Poolwagen zu buchen oder einen Schaden zu melden. „Mit CARMADA haben wir eine Plattform bekommen, die für jeden aus dem Team einfach und intuitiv zu bedienen und in kürzester Zeit startklar ist. Wir konnten die gesamte Organisation des Fuhrparks optimieren“, sagt Timm Lorenzen, einer der Fuhrparkverantwortlichen der freenet AG.
„Neben den Vorteilen durch die Verwaltung unserer Fuhrparkdaten, der Schadensmeldung- und Regulierungsoption, dem Dokumentationsmanagement zur Fahrzeugunterweisung nach UVV oder dem Poolfahrzeugmanagement profitiert das Unternehmen auch von den verschiedenen Reports, die wir mit CARMADA generieren können. Diese helfen bspw. auch unserer Buchhaltung.“
