Annahme- und Abgabe-Protokolle digital erstellen

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Ein Annahme- und Übergabe-Protokoll ist im Zuge der Abwicklung einer Fahrzeugüberlassung zwischen Halter und Fahrer nicht minder wichtig als zwischen dem Leasinggeber und Leasingnehmer.
Ein ausführlich geführtes Protokoll gewährt beiden Seiten vor allem Rechtssicherheit bei der Fahrzeug-Annahme wie bei der Rückgabe.

Wir möchten Ihnen hier aufzeigen, wie Sie die Annahme- und Abgabe-Protokolle in Carmada nutzen können.

  • Melden Sie sich auf der persönlichen Firmen-Login-Seite an
  • Wählen Sie den Navigationspunkt Fahrzeuge
  • Wählen Sie das Fahrzeug aus, für das Sie ein Annahme- und Abgabe-Protokolle erstellen möchten
  • Klicken Sie den Reiter Protokolle und anschließend den Button Neues Protokoll
  • Es öffnet sich die Protokoll-Detailbearbeitungsseite
Abbildung: Bereiche im Protokoll

Auftragsdaten

  • Unter dem Punkt Auftragsdaten wählen Sie im Dropdown-Feld den Protokolltyp aus
  • Das aktuelle Datum ist vorgegeben und kann geändert werden

Zur besseren Übersicht ist die Checkliste zur Schadensaufnahme in Bereiche aufgeteilt.

  • Fahrzeug
  • Zubehör
  • Papiere
  • Außen
  • Innen
  • Reifen

Hinweis:
Ausgefüllte Felder werden mit einem grünen Haken und nicht ausgefüllte mit einem roten X gekennzeichnet. Sind die Felder in einem Bereich komplett befüllt, werden diese zur einfacheren Kontrolle auch mit einem grünen Haken gekennzeichnet (das heißt aber nicht, dass alle Felder befüllt werden müssen. Das ist jedem Nutzer individuell überlassen).

Zum Navigieren klicken Sie die Reiter / Tabs oder um in den nächsten Bereich zu gelangen auf den Button Weiter.

Reiter / Tab Fahrzeug

Im Tab Fahrzeug werden alle Felder, bis auf Beklebung und Kilometerstand, automatisch vom System befüllt (bei fehlerhaften Angaben, sind diese nur außerhalb der Protokolle in der Fahrzeugakte zu ändern).

Reiter / Tab Zubehör

Im Tab Zubehör sind alle Felder, bis auf Anzahl Schlüssel, als Dropdown (Ja / Nein) bedienbar.

Reiter / Tab Papiere

Im Tab Papiere sind auch alle Felder, bis auf Letzte HU-/AU-Bescheinigung, als Dropdown (Ja / Nein) bedienbar.

Reiter / Tab Außen & Innen & Reifen

Abbildung: Beispiel zum Befüllen der Felder

In diesen Bereichen können Sie in allen Feldern schreiben, um evtl. Schäden festzuhalten. Folgende Optionen haben Sie:

  • Klicken Sie auf das Symbol jeweils rechts neben den Feldern, wenn diese Einheit am Fahrzeug keine Schäden hat = das Symbol wird aktiv und das jeweilige Feld wir mit OK befüllt (Bsp. Feld Kofferraumdeckel)
  • Falls Schäden vorliegen, beschreiben Sie diese in den jeweiligen Feldern (Bsp. Feld Heckklappe und Lichteinheit vorne)
  • Im Fall das Sie keine Einträge vornehmen möchten, lassen Sie diese einfach frei (Bsp. Feld Lichteinheit hinten)

Legende

Die Legende öffnen Sie per Klick. Die Abkürzungen können Sie individuell zur einfacheren Befüllung der Felder nutzen

Abbíldung: Legende im Protokoll zur individuellen Nutzung

Zustandsaufnahme Exterieur

Abbildung: Zustandsaufnahme Exterieur

Die Schäden am Fahrzeug nehmen Sie auf, indem Sie die betroffene Stelle am Fahrzeug per Klick oder Touch markieren.

Die markierte Stelle am Fahrzeug erhält eine fortlaufende Nummer und unterhalb des Schaubildes wird ein Feld zur Beschreibung des Schadens eingeblendet.

Abbildung: Feld Schadenaufnahme Exterieur

Mit Klick auf das Menü rechts neben dem Feld haben Sie die folgenden Optionen:

  • Fotos hinzufügen
  • Markierte Stelle löschen
Abbildung: Auswahl Foto(s)

Um Fotos hinzuzufügen haben Sie je nach Endgerät die folgenden Möglichkeiten:

  • Windows PC / Apple Mac – Wählen Sie ein bestehendes Foto von Ihrer Festplatte aus
  • Android Tablet / Apple iPad – Wählen Sie ein bestehendes Foto Ihrer Mediathek aus oder nehmen Sie direkt ein Foto auf, um es dem Vorgang hinzuzufügen

Protokoll sichern und schließen
Um das Protokoll anzulegen, klicken Sie die Schaltfläche Speichern

Ansicht erstellter Protokolle

Nachdem Sie ein Protokoll über die Schaltfläche Speichern angelegt haben, werden Sie auf die Protokoll-Listenansicht überführt.

Abbildung: Protokoll-Listenansicht

In dieser Ansicht werden Ihnen alle, bis dato angelegten Protokolle, in zeitlicher Abfolge angezeigt. In dieser Liste werden Ihnen die nachfolgenden Spalten angezeigt:

  • Fahrer
    Wenn eine Fahrzeugüberlassung vorliegt, wird der Fahrer automatisch übernommen
  • Kennzeichen
    aktuelle Kennzeichen des Fahrzeugs
  • Typ
    Annahme- oder Abgabe-Protokoll
  • Prüfer
    Angabe des Fuhrpark-Mitarbeiters der das Protokoll aufgenommen hat
  • Protokolldatum
    Tag an dem das Protokoll erstellt worden ist
  • Status
    1. in Bearbeitung – das ist der Status nach Erstellung des Protokolls und der einzige, in der eine Bearbeitung noch stattfinden kann
    2. Warten auf Bestätigung – der Status folgt dem der „in Bearbeitung“ und zeigt an, dass das Protokoll dem Fahrer zur Bestätigung zugestellt worden ist
    3. Abgeschlossen – der Status folgt dem der „Warten auf Bestätigung“ und zeigt an, dass der Fahrer das Protokoll bestätigt hat.
  • Aktionen
    Die folgenden Aktionen sind je nach Status möglich und führt folgendes aus:
  • Augen-Symbol
    das Protokoll wird geöffnet und kann angesehen, aber nicht bearbeitet werden -in Status Abgeschlossen & Warten auf Bestätigung
  • PDF-Symbol
    das Protokoll wird als PDF-Datei geöffnet – in Status Abgeschlossen & Warten auf Bestätigung & in Bearbeitung
  • Datei-Symbol
    Öffnet das Foto-Dateien Fenster und zeigt alle Fotos an, die dem Protokoll beigefügt worden sind. Alle Fotos können heruntergeladen werden – in Status Abgeschlossen
Abbildung: Aktion „Dateien“: Fotos ansehen & downloaden
  • Brief-Symbol
    Versendet die E-Mail Aufforderung an den Fahrer mit dem Protokoll als PDF im Anhang, damit der Fahrer das Protokoll prüfen und bestätigen kann – in Status Warten auf Bestätigung & in Bearbeitung
Abbildung: E-Mail Aufforderung an Fahrer zur Bestätigung des Protokolls

Mehr zum Annahme- und Abgabe Protokollen erfahren Sie in unserem Carmada Blog:

Das digitale Protokoll für Fahrzeug- Annahmen und Abgaben


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