In CARMADA können Sie im Admin-Bereich festlegen, dass für bestimmte Vorfälle, automatisch Aufgaben erzeugt werden. Diese können je nach Benutzerrolle und den individuellen Accounteinstellungen eingestellt werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Folgende Aufgaben können automatisch durch das System erzeugt werden:

1. Falschbetankung

Die Aufgabe zur Falschbetankung wird folgendermaßen generiert. Sofern eine Kostenbuchung importiert oder erzeugt wird, prüft das System, ob die hinterlegte Antriebsart (in den Details am Fahrzeug) des Fahrzeugs, die in Artikel / Leistung der Kostenbuchung hinterlegten Werte erlaubt.

Die folgenden Werte sind je nach Antriebsart erlaubt und müssen zumindest im Textfeld vorkommen:

• Brennstoffzellen => [Kraftstoff, Betankung]
• Diesel => [Kraftstoff, Betankung, Diesel]
• Elektro => [E-Ladesäule, E-Ladestrom]
• Gas => [Kraftstoff, Betankung],
• Hybrid-Diesel => [Kraftstoff, Betankung, Diesel, E-Ladesäule, E-Ladestrom]
• Hybrid-Otto => [Kraftstoff, Betankung, Benzin, Super, E-Ladesäule, E-Ladestrom]
• Otto => [Kraftstoff, Betankung, Benzin, Super]
• Solar => [E-Ladesäule, E-Ladestrom]

2. Fahrzeug überschreitet Referenzverbrauch

Diese Aufgaben hängt von den individuellen Einstellungen im Admin-Bereich ab. In der rechten Spalte Fahrzeug finden Sie Kraftstoffverbrauch-Einstellungen. Dort können Sie eine Warnungsgrenze und eine Alarmierungsgrenze (in Prozent) hinterlegen. Wird die Alarmierungsgrenze erreicht, wird eine Aufgabe erstellt. Eine weitere Voraussetzung ist, dass am Fahrzeug in den Details der WLTP-Wert eingetragen ist. Sofern dann die Kostenbuchung mit Kilometerständen und Anzahl getankten Litern übermittelt werden, können die Aufgaben erzeugt werden.

3. DAT-Import fertiggestellt

Sofern Sie am Fahrzeug in den Details eine VIN-Abfrage durchführen, kann es ein paar Minuten dauern, bis das Ergebnis vorliegt. Hier wird dann keine Aufgabe im System erstellt, aber Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail.

4. DAT-Import Konflikte

Sofern Sie am Fahrzeug in den Details eine VIN-Abfrage durchführen, kann es ein paar Minuten dauern, bis das Ergebnis vorliegt. Treten dabei Konflikte auf, z.B. das es mehrere Ergebnisse gibt oder die Fahrgestellnummer falsch ist, wird dann keine Aufgabe im System erstellt, aber Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail. Am Fahrzeug in den Details können Sie die Abfrage dann fortsetzen.

5. Gehaltsabzug/Gutschrift wurde genehmigt/abgelehnt

Wenn Sie den Genehmigungsprozess zu den Gehaltsabzügen und Gutschriften nutzen, kann eine Aufgabe erstellt werden, wenn ein Beleg durch den Genehmigenden akzeptiert oder abgelehnt wurde.

6. Fehlgeschlagener Emailversand

Schlägt das Versenden einer E-Mail z.B. an einen Fahrer fehl, kann daraus eine Aufgabe erzeugt werden. Diese wird nicht immer direkt erzeugt.

7. Eingereichte Kostenerstattung

Diese Aufgabe betrifft den Prozess Ladestrom@Home oder Extern. Sobald ein Fahrer über den Selfservice einen Beleg einreicht, kann hierzu eine Aufgabe erstellt werden. Den Beleg müssen Sie dann über den Dokumenten-Check bearbeiten.

8. Änderung der Anschrift eines Fahrers

Sobald sich ein Teil der Anschrift eines Fahrers, also Straße, Hausnummer, PLZ oder Ort in den Details ändert, wird eine Aufgabe erzeugt.

9. Änderung Kostenstelle

Sobald sich die Kostenstelle eines Fahrers in den Details ändert, wird eine Aufgabe erzeugt.

10. Start einer Fahrzeugüberlassung

Wenn eine Fahrzeugüberlassung startet, also das Annahmedatum in der Überlassung erreicht ist, wird eine Aufgabe erzeugt.

11. Neue Poolwagenbuchung eingegangen

Haben Sie an einem Poolfahrzeugstandort im Admin-Bereich die Fahrzeugzuweisung auf „Manuell“ gestellt, wird eine Aufgabe erzeugt, wenn ein Fahrer eine Anfrage für einen Poolwagen über den Selfservice gestellt hat. Die Anfrage kann dann über die Disposition zugewiesen werden.

12. Schlüsselabgabe nicht erfolgt

Wurde nach einer Fahrt der Schlüssel des Poolfahrzeugs vom Fahrer nicht zurückgegeben, wird eine Aufgabe erzeugt. Voraussetzung dafür ist, dass in der Disposition beim Start der Buchung der Schlüssel als „Ausgegeben“ markiert wurde.

12. Schlüssel wurde nicht abgeholt

Hat ein Fahrer online über den Selfservice ein Poolfahrzeug gebucht, den Schlüssel des Poolfahrzeugs aber noch nicht abgeholt, wird eine Aufgabe erzeugt.

13. Überschreitung der Inklusivkm

Damit diese Aufgabe erzeugt wird, müssen wieder ein paar Voraussetzung gegeben sein. Wichtig ist zunächst das Feld KM bei Leasingbeginn im Tab Leasing am Fahrzeug. Danach müssen regelmäßig Kilometerstände im System hinterlegt werden. Das System führt dann eine Hochrechnung im Feld Hochgerechnete-KM zum Leasingende. Abweichung von +/- 10 % sind dabei noch im grünen Bereich. Darüber hinaus wird dann eine Aufgabe erstellt.

14. Leasingende eines Fahrzeug naht

Diese Aufgabe richtet sich nach dem Feld „Leasingende“ im Tab Leasing eines Fahrzeugs. Sobald ein Leasingende in den nächsten 6 Monaten ansteht, wird die Aufgabe erzeugt. (Datum des Leasingende abzgl. sechs Monate)

15. Protokoll eingereicht

Wird vom Fahrer über den Selfservice ein Protokoll zu einem Fahrzeug erstellt, wird hierzu eine Aufgabe erstellt.

16. Protokoll noch nicht abgeschickt

Haben Sie als Benutzer ein Protokoll am Tab Protokolle beim Fahrzeug erstellt, dieses aber noch nicht an den Fahrer versendet (im Status „In Bearbeitung“) wird hierzu eine Aufgabe erstellt.

17. Protokoll durch Fahrer abgelehnt

Wenn Sie dem Fahrer ein Protokoll zuschicken und dieser es im Selfservice ablehnt, wird hierzu eine Aufgabe erstellt.

18. Protokoll vom Fahrer unterzeichnet

Wird vom Fahrer über den Selfservice ein Protokoll unterzeichnet, wird hierzu eine Aufgabe erstellt.

19. Minimum Reifenprofiltiefe erreicht

Lädt ein Fahrer einen Beleg zum Reifenwechsel über den Selfservice ein und trägt dabei Profiltiefen unter 2,0 mm für einen der vier Reifen ein, wird eine Aufgabe erzeugt.

21. Fahrtenbucheintrag konnte keinem Fahrer zugeordnet werden

Wird bei einem Fahrzeug eine Route, z.B. über einen OBD-Stecker gemeldet, aber es kann der Fahrer nicht zugeordnet werden, sofern beispielweise keine offizielle Poolbuchung erstellt wurde, wird eine Aufgabe erzeugt. Der Fahrer muss dann am Fahrzeug im Tab Fahrtenbucheinträge noch manuell hinterlegt werden.

22. Fahrtenbucheintrag wurde nicht bestätigt

Wurde eine durchgeführte Fahrt auch 5 Tage später noch nicht vom Fahrer bestätigt, wird hierzu eine Aufgabe erzeugt.

23. Neuer Schadensfall eingereicht

Wenn ein Fahrer über den Selfservice eine Online-Schadensmeldung abgibt, wird hierzu eine Aufgabe erzeugt.

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