Wir haben zur Fuhrparkoptimierung beschlossen, Poolfahrzeuge die regelmäßig im Rahmen einer betrieblich veranlassten Tätigkeit unterwegs sind, mit einem GPS-Ortungssystem zum Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs auszustatten.

Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen die wichtigsten Stationen zum Führen eines Fahrtenbuchs in Bezug auf die Poolfahrzeugbuchungen aufzeigen.

Fahrtenbuch – Aber warum?

Jedes nach § 31a Straßenverkehrs-Zulassungsordnung (StVZO) eingesetzte Fahrtenbuch muss fortlaufend und zeitgerecht geführt werden.
Zeitgerecht bedeutet, dass jede einzelne Fahrt sofort nach Fahrtende vollständig dokumentiert werden muss.

Fahrtenbuch – Aber Wo?

Nach Beendigung der Poolfahrzeugfahrten und Abgabe des Poolfahrzeugs, erhalten Sie eine Aufforderung, die Poolfahrzeugfahrten zu vervollständigen und zu bestätigen.
Dies erfolgt im Carmada-Fahrerbereich.  

FREIGABE DES FAHRERBEREICHS

Sie erhalten eine Einladung per E-Mail mit dem Betreff Fuhrpark – Dein Loginlink wurde erstellt zur Nutzung des Fahrer-Self-Service.

Mit der Einladungs-E-Mail ist ein Textlink Fahrer Online-Service mit dem Sie per Klick in den Fahrerbereich weitergeleitet werden.

Wichtiger Hinweis:
Erst wenn Poolfahrzeugfahrten in Bezug auf das Führen des Fahrtenbuchs noch zur Bearbeitung offen sind, erhalten Sie eine Aufforderung per E-Mail von Carmada mit dem Betreff:
Fahrtenbucheintrag angelegt

Mit Erhalt der Aufforderung wird die Schaltfläche Fahrtenbucheinträge im Fahrerbereich aktiv angezeigt.  

Mit Klick auf die Schaltfläche Fahrtenbucheinträge bestätigen, werden Sie auf die aktuellen Fahrten geführt.

FAHRTENBUCHEINTRÄGE I WICHTIGE HINWEISE

In diesem Bereich werden Ihnen alle noch offenen Fahrten, die von Ihnen noch zu bearbeiten sind, angezeigt.

Wichtiger Hinweis zum Datenschutz!
Alle Fahrten im Status neu zeigen die Start- und Zieladressen an. Erst wenn Sie die Fahrt als Dienstfahrt bestätigen, werden diese dem Fuhrparkverantwortlichen angezeigt.

Soweit Sie eine Fahrt als Privatfahrt (Fahrttyp) bestätigen, werden die Datensätze nicht in Carmada gespeichert und gelöscht.

Wichtiger Hinweis zu Privatfahrten!
Nutzen Sie Poolfahrzeuge für Privatfahrten, werden diese als sogenannten geldwerten Vorteil versteuert.

Wichter Hinweis zur Frist!
Das Gesetz schreibt vor, dass Fahrten nur innerhalb der ersten 7 Tage verändert werden dürfen bzw. zu bearbeiten sind.
Bitte beachten Sie unbedingt die Frist zur Abgabe (siehe Spalte Frist).
Werden Fahrten nicht innerhalb der Frist bearbeitet und bestätigt, werden Sie als Privatfahrt angesehen und als sogenannten geldwerten Vorteil versteuert.

FAHRTENBUCHEINTRÄGE BEARBEITEN

Zur Bearbeitung einer Fahrt wählen Sie unter Aktionen das Symbol – Bearbeitungs-Stift

Die folgenden Punkte müssen von Ihnen bearbeitet werden:

• Strecke – Wenn es sich um eine 100 % Dienstfahrt handelt, müssen Sie die Strecke nicht bearbeiten. Wenn die Fahrt auch privat genutzt wurde, geben Sie die Kilometer privat an
  
• Route – Im Feld Ziel muss die aufgesuchte Firma und Ansprechpartner angegeben werden. Im Feld Begründung verwenden Sie z.B. den Begriff Meeting für interne Termine an den Standorten und den Begriff Kundenbesuch für externe Termine bei Partnern/Kunden
  
• Umweg – Sollten die als geschäftlich angegebenen Kilometer von der Idealroute abweichen, sollte hier eine Begründung dafür angegeben werden – siehe Hinweis unter Umweg

Zur Speicherung der gemachten Angaben und späteren Weiterbearbeitung, wählen Sie die Schaltfläche Speichern.
Wenn Sie die Fahrt vollständig bearbeitet haben, wählen Sie die Schaltfläche Speichern und bestätigen. Die Fahrt ist im Anschluss nicht mehr bearbeitbar und wird nicht mehr angezeigt.