Alle Informationen zum Fahrer Self-Service

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Was ist der Fahrer Self-Service?
Der Fahrer Self-Service soll Mitarbeitern die Möglichkeit geben, alle freigeschalteten Funktionen selbstständig auszuführen oder personenbezogene Informationen abzurufen.
In der ersten Ausbaustufe können alle in Carmada hinterlegten Fahrer einen Schaden an einem Fahrzeug melden.

Welche Vorteile bietet der Fahrer Self-Service?
Die Online Schadensmeldung durch den Fahrer spart den Mitarbeitern im Fuhrparkmanagement als auch den Fahrern viel Zeit und trägt somit zu einer schnelleren Schadenabwicklung bei.

Wie können die Fahrer den Self-Service nutzen?
Die Fahrer benötigen einen Zugangs-Berechtigung, die vom Fuhrpark erteilt werden muss

Welche Voraussetzungen müssen für die Erteilung einer Zugangs-Berechtigung erfüllt sein?
In der Fahrerakte müssen die folgenden Punkte beachtet werden:

  • Es ist eine E-Mail Adresse des Fahrers gespeichert
  • Der Fahrerstatus ist „aktiv“
  • Im Feld „Zugang zum Fahrer Self-Service-Bereich“ wurde nicht manuell „Nein“ gesetzt

Wie können Fuhrparkverantwortlichen Fahrer berechtigen, den Self-Service zu nutzen?
Bevor Fahrer das Online-Schadensformular nutzen können, müssen die folgenden Einstellungen vom Admin / Fuhrparkverantwortlichen in Carmada vorgenommen werden:

  • Wählen Sie im Admin-Menü den Punkt „Allgemeine Einstellungen“ aus
Abbildung: Allgemeine Einstellungen / Fahrer Self-Service

Einstellungen

  • Hier legen Sie fest, in welcher Form Fahrer in Ihrem Unternehmen angesprochen werden sollen. Entweder „Du- oder Sie-Form“

Ihre Auswahl betrifft alle in Carmada angelegten Fahrern (unabhängig von der Fuhrpark- oder Standort-Zugehörigkeit) und wird in der Kommunikation mit den Fahrern entsprechend berücksichtigt.

Mitarbeiter Self-Service

  • Hier legen Sie fest, welche angelegten Fahrer, den Fahrer Self-Service nutzen sollen, um z.B. Schäden online melden zu können
  • Wählen Sie hierfür im Dropdown-Menü den Punkt „Alle Fahrer mit Status Aktiv“ aus
  • (Hinweis: Ihre Auswahl wird in der Fahrerakte im Feld „Zugang zum Fahrer Self-Service-Bereich“ angezeigt:
    Nein – für „Kein Fahrer“ / Ja – für „Alle Fahrer mit Status „Aktiv“)
  • Wenn der Zugang zum Fahrer Self-Service an alle neu angelegten Fahrer automatisch versendet werden sollen, aktivieren Sie die Schaltfläche.
  • Wenn die Zugänge an alle berechtigten Fahrer initial gesendet werden sollen, klicken Sie den Button „Zugänge per E-Mail“ versenden
  • Ihrer Auswahl über den Button „Allgemeine Einstellungen Speichern“ sichern

Woran erkenne ich, dass einem Fahrer der Zugang zum Fahrer Self-Service erteilt worden ist?
Einen Fahrer mit Berechtigung erkennen Sie entweder daran, dass in der Fahrerakte im Tab „Details“ unter  „Fahrer Self-Service“ ein „Ja“ im Feld „Zugang zum Fahrer Self-Service-Bereich“ eingetragen ist

Abbildung: Fahrer Self-Service Felder in der Fahrerakte

oder anhand der Fahrerliste, wenn das „Schlüssel-Icon“ am Fahrer unter „Aktionen“ angezeigt wird.

Abbildung: Fahrerliste

Wie kann ich einem Fahrer die Berechtigung noch erteilen bzw. den Zugang per E-Mail zustellen?
1. Alle berechtigten Fahrer haben in der Fahrerliste das „Schlüssel-Icon“ unter „Aktionen“. Nach Klick auf das Icon wird der Zugang per E-Mail versendet.
2. Ein andere Option findet sich in der Fahrerakte im Tab „Details“. Unter „Fahrer Self-Service“ versenden Sie den Zugang, indem Sie den Button „Fahrerzugang versenden“ klicken.

Abbildung: Felder zum Fahrer Self-Service in der Fahrerakte

Welche Mitteilung erhält der Fahrer und was muss der Fahrer machen?
Die E-Mail Mitteilung enthält einen individuellen Link. Mit Klick wird der Fahrer automatisch in den Self-Service Bereich überführt. Dort hat der Fahrer die Möglichkeit online Schäden zu melden, indem er die Schaltfläche „Schadensfall melden“ klickt.

Abbildung: Bereich Schadensfälle im Fahrer Self-Service

Danach wird der Fahrer auf das Schadensformular weitergeleitet.

Wie sieht die „Neue Schadensmeldung“ aus und welche Angaben müssen vom Fahrer gemacht werden?
Folgende Felder sind in der Schadensmeldung:

Allgemeine Angaben

  • Fahrername*
  • Unfalldatum /-Zeit*
  • Fahrzeug
    (Es wird das Fahrzeug angezeigt, welches der Fahrer zum Unfalldatum /-Zeit überlassen bekommen hat. Entweder anhand einer Fahrzeugüberlassung oder aus einer Poolfahrzeug-Buchung)
  • Unfallort*
  • Ursache*

Unfallgegner

  • Name des Unfallgegners
  • Kennzeichen des Unfallgegners
  • Versicherung des Unfallgegners

Behördliche Angaben

  • Aktenzeichen (Polizei)
  • Polizeidienststelle
  • Unfallhergang

* = (Pflichtfelder)

Was passiert nachdem der Fahrer die Angaben über den Button „Speichern“ gespeichert hat?
1. In Carmada wird automatisch ein neuer Schadensfall angelegt
2. Der Fahrer erhält eine E-Mail, indem die erfolgreiche Schadensmeldung bestätigt wird und einen aus den gemachten Angaben vorausgefüllten Unfallbericht als PDF. Nachdem der Fahrer den Unfallbericht vollständig ausgefüllt hat, gibt er diesen entweder im Fuhrpark-Büro persönlich ab oder per E-Mail Scan.

Wie bekomme ich als Fuhrpark mit, dass ein neuer Schadensfall von Fahrern erzeugt worden ist?
1. Der zuständige Fuhrpark-Verantwortliche erhält automatisch eine E-Mail Benachrichtigung
2. Im Dashboard wird im Widget „Neue und kürzlich geänderte Schadensfälle“ der neue Schadensfall angezeigt    

Ist der Zugang zum Self-Service zeitlich begrenzt?
Der Zugang (Gültigkeit des Links) ist aus Sicherheitsgründen auf 90 Tage begrenzt.

Was muss der Fahrer machen, wenn die Gültigkeit des Links abgelaufen ist?
Nach Klick auf den Link in der E-Mail wird der Fahrer auf eine Login-Seite geführt. Dort trägt der Fahrer seine in Carmada hinterlegte E-Mail Adresse ein. Ist die E-Mail Adresse valide erhält er eine neue E-Mail mit einem neuen gültigen Link.

Der Online-Hilfe Artikel für Fahrer zum Thema Fahrer Self-Service

           FAQs zum Fahrer Self-Service – für Fahrer!


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