Digitale Protokolle z.B. zur Fahrzeugübergabe ist im Zuge der Abwicklung einer Fahrzeugüberlassung zwischen Halter und Fahrer nicht minder wichtig als zwischen dem Leasinggeber und Leasingnehmer.

Protokoll erstellen #

• Melden Sie sich auf der persönlichen Firmen-Login-Seite an
• Wählen Sie den Navigationspunkt „Fahrzeuge“
• Wählen Sie das Fahrzeug aus, für das Sie ein Protokoll erstellen möchten
• Klicken Sie den Reiter „Protokolle“ und anschließend den Button „Neues Protokoll“

Anschließend wählen Sie den Protokolltyp und den Fahrzeugtyp aus.

Danach öffnet sich die Detailbearbeitungsseite.

• Einige Angaben sind hier bereits vorausgefüllt.
• Das aktuelle Datum ist vorgegeben und kann geändert werden.
• Auf der linken Seite sehen Sie die einzelnen Bereiche des Protokolls, welche Sie per Klick ansteuern können.

• Die einzelnen Felder können Ja/Nein-Felder, Drop-Down Felder oder Datums-Felder sein.
• Mit Klick auf das Häkchen am Ende des Feldes wird automatisch ein „Ok“ gesetzt.

Hinweis:
Ausgefüllte Felder werden mit einem grünen Haken und nicht ausgefüllte mit einem roten X gekennzeichnet. Sind die Felder in einem Bereich komplett befüllt, werden diese zur einfacheren Kontrolle auch mit einem grünen Haken gekennzeichnet (das heißt aber nicht, dass alle Felder befüllt werden müssen. Das ist jedem Nutzer individuell überlassen).

Zustandsaufnahme Exterieur #

Das Schaubild wird anhand des Fahrzeugtyps bei der Protokollanlage gesetzt.

1. Die Schäden am Fahrzeug nehmen Sie auf, indem Sie die betroffene Stelle am Fahrzeug per Klick oder Touch markieren.
2. Die markierte Stelle am Fahrzeug erhält eine fortlaufende Nummer und unterhalb des Schaubildes wird ein Feld zur Beschreibung des Schadens eingeblendet.

Mit Klick auf das Menü rechts neben dem Feld haben Sie die folgenden Optionen:

• Fotos hinzufügen
• Markierte Stelle löschen

Um Fotos hinzuzufügen haben Sie je nach Endgerät die folgenden Möglichkeiten:

• Windows PC / Apple Mac – Wählen Sie ein bestehendes Foto von Ihrer Festplatte aus.
• Android Tablet / Apple iPad – Wählen Sie ein bestehendes Foto Ihrer Mediathek aus oder nehmen. Sie direkt ein Foto auf, um es dem Vorgang hinzuzufügen.

Digitale Protokolle sichern und schließen #

• Um das digitale Protokoll anzulegen, klicken Sie auf den Reiter „Abschluss“ und anschließend auf „speichern“.

Ein Protokoll offline erstellen #

Die Protokolle können zum größten Teil auch offline also ohne Internetzugang durchgeführt werden.

1. Öffnen Sie ein neues Protokoll (Internetzugang noch erforderlich)
2. Sobald Sie die Detailansicht sehen, können Sie sich mit Ihrem Gerät in den Offline-Bereich, z. B. in ein Parkhaus begeben.
3. Sie erhalten einen Hinweis, dass Sie „offline“ sind.

Sie können das Protokoll in diesem Zustand ganz normal weiter mit Daten füllen. Auch Bilder können Sie hochladen. Bevor Sie das Protokoll in der Maske Abschluss dann speichern, müssen Sie sich zunächst wieder in einen Bereich mit Internetzugang begeben. Auch dort erhalten Sie erneut eine Meldung.

Jetzt können Sie das Protokoll wie gewohnt speichern.

Der Bestätigungsprozess bei Protokollen #

Es gibt verschiede Möglichkeiten, den Prozess eines Protokolls abzuschließen. Der Bestätigungsprozess bei Protokollen in CARMADA sieht folgendermaßen aus:

Hierzu kann der Benutzer bei einem erstellten Protokoll im Status „in Bearbeitung“ auf das Icon mit der Unterschrift in den Aktionen klicken. Danach öffnet sich ein Fenster mit der Bestätigungsmethode:

1. Der Fuhrparkmitarbeiter erstellt das Protokoll und schickt es per E-Mail an den Fahrer. Das Protokoll liegt im Fahrerbereich ab und muss vom Fahrer bestätigt werden.
2. Der Fuhrparkmitarbeiter und der Fahrer sind am selben Ort und führen den Vorgang durch.
3. Das Protokoll wird ohne Bestätigung erstellt.

Der Fuhrparkmitarbeiter erstellt das Protokoll und schickt es per E-Mail an den Fahrer. Das Protokoll liegt im Fahrerbereich ab und muss vom Fahrer bestätigt werden.

• Klicken Sie auf „An den Fahrer senden“
• Klicken Sie auf „Digital unterschreiben“ und setzen Sie eine Unterschrift per Maus oder Touchpad.
• Anschließend können Sie die Unterschrift speichern.
• Der Status ändert sich in „Warten auf Bestätigung des Fuhrparks

• Der Fahrer erhält eine E-Mail und kann das Protokoll im Selfservice bestätigen.
• Er wählt im Selfservice die Kachel „Protokolle“ und klickt auf „Protokolle ansehen/bearbeiten“.
• Das erhaltene Protokoll taucht in der Liste auf und der Bestätigungsprozess bei Protokollen ist beendet.

• Der Fahrer kann das Protokoll ansehen und prüfen.
• Sollte etwas fehlerhaft sein, kann er es über das Stopp-Icon ablehnen und an den Fuhrpark zurückschicken.
• Über das Brief-Icon kann öffnet sich das Unterschriftenfenster.

Der Fuhrparkmitarbeiter und der Fahrer sind am selben Ort und führen den Vorgang durch.

• Nachdem das Protokoll erstellt wurde, kann der Benutzer über das Icon mit der Unterschrift, dass Fenster mit den Bestätigungsoptionen erreichen.
• Mit Klick auf „Direkt unterschreiben“ öffnen sich die Unterschriftenfenster für beide Parteien.
• Wurden beide Unterschriften gesetzt wird das Protokoll über „Abschließen“ abgeschlossen.
• Das Protokoll taucht. Beim Fahrer im Selfservice auf und kann heruntergeladen werden.

Das Protokoll wird ohne Bestätigung erstellt.

• Nachdem das Protokoll erstellt wurde, kann der Benutzer über das Icon mit der Unterschrift, dass Fenster mit den Bestätigungsoptionen erreichen.
• Mit Klick auf „Ohne Bestätigung abschließen“ wird der Status auf „Abgeschlossen“ gesetzt.
• Eine Unterschrift ist hierfür nicht notwendig und der Bestätigungsprozess bei Protokollen ist beendet.

Ansicht und Historie erstellter Protokolle #

Nachdem Sie digitale Protokolle über die Schaltfläche Speichern angelegt haben, werden Sie auf die Protokoll-Listenansicht überführt.

In dieser Ansicht werden Ihnen alle, bis dato angelegten digitalen Protokolle, in zeitlicher Abfolge angezeigt. In dieser Liste werden Ihnen die nachfolgenden Spalten angezeigt:

• Ersteller
  Benutzer oder Fahrer, je nachdem wer das Protokoll erstellt hat.
• Fahrer
  Wenn eine Fahrzeugüberlassung vorliegt, wird der Fahrer automatisch übernommen.
• Kennzeichen
  aktuelles Kennzeichen des Fahrzeugs.
• Typ
  z.B. Annahme- oder Abgabe-Protokoll.
• Prüfer
  Angabe des Benutzers der das Protokoll aufgenommen hat.
• Protokolldatum
  Tag an dem das Protokoll erstellt worden ist.

Welcher Status kann bei erstellten Protokollen vorliegen? #

Die folgenden Aktionen sind je nach Status möglich und führt folgendes aus:

1. in Bearbeitung – das ist der Status nach Erstellung des Protokolls und der einzige, in der eine Bearbeitung noch stattfinden kann.
2. Warten auf Bestätigung des Fahrers– der Status folgt dem der „in Bearbeitung“ und zeigt an, dass das Protokoll dem Fahrer unterschrieben zur Bestätigung zugestellt worden ist und dieser es im Selfservice bestätigen muss.
3. Warten auf Bestätigung des Fuhrparks– der Status folgt dem der „in Bearbeitung“ und zeigt an, dass das Protokoll vom Fahrer unterschrieben zur Bestätigung an den Fuhrpark zugestellt worden ist und der Fuhrpark es noch bestätigen muss.
4. Abgeschlossen – der letzte Status zeigt an, dass das Protokoll von allen Instanzen bestätigt wurde.

Was für Aktionen können bei den Protokollen ausgeführt werden? #

1. Augen-Symbol
   das Protokoll wird geöffnet und kann angesehen, aber nicht bearbeitet werden.
2. PDF-Symbol
   das Protokoll wird als PDF-Datei geöffnet.
3. Datei-Symbol
   Öffnet das Foto-Dateien Fenster und zeigt alle Fotos an, die dem Protokoll beigefügt worden sind. Alle Fotos können heruntergeladen werden.
4. Stift-Symbol
   das Protokoll kann erneut bearbeitet werden.
5. Buch-Symbol
   Zeigt die Bearbeitungshistorie des jeweiligen Protokolls an.
6. Unterschrift-Symbol
   Hierüber wird das Protokoll bestätigt und kann unterschrieben werden.
7. Klonen-Symbol
   Das Protokoll kann dupliziert werden.
8. Stopp-Symbol
   Darüber können digitale Protokolle abgelehnt und an die jeweilige Instanz zurückgeschickt werden.
9. Mülltonnen-Symbol
   das Protokoll kann gelöscht werden.