Erste Schritte vor der ersten Poolfahrzeugbuchung – Teil 1

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1. Einstellung vor der ersten Poolfahrzeug-Buchung

1.1 Admin-Center / Allgemeine Einstellungen / Fahrer Self-Service

Die Durchführung der automatisierten Poolfahrzeug-Buchung durch Fahrer kann nur erfolgen, soweit der Fuhrparkverantwortliche den Fahrer Self-Service für Mitarbeiter frei gegeben hat. Gehen Sie als Fuhrparkleiter mit Admin-Rechten wie folgt vor:

  • Klicken Sie den Navigationspunkt Admin-Center
  • Wählen Sie den Punkt Allgemeine Einstellungen im Bereich NUTZER- UND UNTERNEHMENSEINSTELLUNGEN aus
  • Wählen Sie im Drop-Down Feld unter Fahrer Self-Service aus, welche Fahrer diesen Service nutzen sollen
    • Keine
    • Alle Fahrer mit Status „Aktiv“
Abbildung: Carmada – Allgemeine Einstellungen

Damit die Änderungen gespeichert werden, klicken Sie bitte die Schaltfläche Allgemeine Einstellungen Speichern.

1.2. Admin-Center / Allgemeine Einstellungen / Form der Ansprache & Zeitzone

  • In welcher Form sollen Mitarbeiter angesprochen werden?
    Sie haben die Auswahl zwischen der Sie-Form und der Du-Form. Entsprechend werden Ihre Mitarbeiter in der per E-Mail versandten Aufforderung und Erinnerung sowie während des kompletten Online Kurses zur Fahrerunterweisung angesprochen.
  • Zeitzone
    Wählen Sie Ihre Zeitzone aus. Voreingestellt ist Berlin.

Damit die Änderungen gespeichert werden, klicken Sie bitte die Schaltfläche Allgemeine Einstellungen Speichern.

1.3. Admin-Center / Pool Standorte

Sie haben hier die Möglichkeit, neue Pool Standorte hinzuzufügen. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie den Button Weiteren hinzufügen
  • Vergeben Sie einen Namen, wie z.B. Berlin und optional die Adressdaten
Abbildung: Pool Standort hinzufügen

In den Einstellungen zu den Poolfahrzeugbuchungen haben Sie die folgenden Optionen:

  • Mittels des Schalters den Poolstandort aktivieren / deaktivieren

    Hinweis:
    Die Auswahl wir sofort der Speicherung wirksam und beeinflußt die nächsten Poolfahrzeugbuchungen für diesen Standort
  • Voraussetzung Führerscheinkontrolle
    Bei Aktivierung prüft das System bei jeder Reservierungsanfrage automatisiert, ob der Fahrer im Intervall der digitalen Carmada Führerscheinkontrolle ist. Falls nicht, erhält der jeweilige Fahrer automatisch eine Aufforderung per E-Mail.

    Hinweis:
    Voraussetzung ist, dass Sie Führerscheinkontrolle für Poolfahrzeugfahrer aktiviert ist – siehe Admin-Center / Punkt: Führerscheinkontrolle
  • Voraussetzung Fahrer-UVV
    Bei Aktivierung prüft das System bei jeder Reservierungsanfrage automatisiert, ob der Fahrer im Intervall der digitalen Carmada Fahrerunterweisung ist. Falls nicht, erhält der jeweilige Fahrer automatisch eine Aufforderung per E-Mail.

    Hinweis:
    Voraussetzung ist, dass Sie Fahrerunterweisung für Poolfahrzeugfahrer aktiviert ist – siehe Admin-Center / Punkt:
    UVV-Fahrerunterweisung
  • Vorgesetzten per Email informieren
    Bei Aktivierung wird der Vorgesetzte des Fahrers über eine Poolfahrzeugbuchung per E-Mail informiert.

    Hinweis:
    Voraussetzung ist, dass in der Fahrerakte die E-Mail Adresse des Vorgesetzten hinterlegt ist.
  • Fahrzeugzuweisung
    Sie haben mehrere Optionen, wie Poolfahrzeuge vergeben werden sollen:
    • manuell: Die Fahrzeuge sollen vom Fuhrpark manuell vergeben werden
    • Automatisch (zufällig): Das System weist Buchungen automatisch Poolfahrzeuge zu
    • Automatisch (niedrigste Laufleistung): Das System weist Buchungen automatisch freie Poolfahrzeuge zu, die den niedrigsten Kilometerstand ausweisen
    • Automatisch (höchste Restlaufleistung, Ersatzweise niedrigste Laufleistung): Das System weist Buchungen automatisch freie Poolfahrzeuge zu, mit der höchsten Restlaufzeit, ersatzweise niedrigste Laufleistung

Entscheiden Sie sich für Option 2., 3. Oder 4. öffnen sich noch zwei weitere Einstellungen:

  • Fahrzeugauslastung maximieren: Das System wird versuchen, ein Fahrzeug mit bereits bestehenden Buchungen maximal auszulasten, damit die anderen Fahrzeuge möglichst lange frei von Buchungen bleiben, um z.B. Tagesbuchungen noch zu ermöglichen
  • Karenzzeit (Minuten): Gibt an, wie viele Minuten Abstand je Fahrzeug zwischen zwei Buchungen liegen sollen. Der Abstand wird automatisch bei einer Buchung berücksichtigt.

Damit die Änderungen gespeichert werden, klicken Sie bitte die Schaltfläche Speichern.

Weiterführende Artikel
zum Thema Erste Schritte vor der ersten Poolfahrzeugbuchung:

Teil 1 – Einstellung vor der ersten Poolfahrzeug-Buchung
Teil 2 – Fahrer (-Daten) in Carmada hochladen
Teil 3 – Informationen in der Fahrerakte
Teil 4 – Fahrzeug (-Daten) in Carmada hochladen
Teil 5 – Gespeicherte Fahrzeuge dem Pool hinzufügen
Teil 6 – Übersicht aller Poolfahrzeug- Buchungen und Reservierungen
Teil 7 – Poolfahrzeuge buchen
Teil 8 – Poolfahrzeug-Disposition
Teil 9 – Status der Reservierungen / Buchungen
Teil 10 – Poolfahrzeug Dashboard-Widgets


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