1. Einstellung vor der ersten Poolfahrzeug-Buchung #

Die Durchführung der automatisierten Poolfahrzeug-Buchung durch Fahrer kann nur erfolgen, soweit der Fuhrparkverantwortliche den Fahrer Self-Service für Mitarbeiter frei gegeben hat. Gehen Sie als Fuhrparkleiter mit Admin-Rechten wie folgt vor:

• Klicken Sie den Navigationspunkt Admin-Center
• Wählen Sie den Punkt Allgemeine Einstellungen im Bereich NUTZER- UND UNTERNEHMENSEINSTELLUNGEN aus
• Wählen Sie im Drop-Down Feld unter Fahrer Self-Service aus, welche Fahrer diesen Service nutzen sollen
  • Keine
  • Alle Fahrer mit Status „Aktiv“
• Außerdem muss bei den Aktivierten Funktionen die Option Poolfahrzeuge ausgewählt sein.

2. Poolfahrzeug Dashboard-Widgets #

Dem CARMADA Dashboard können zwei Widgets hinzugefügt werden, die einem bei der Poolfahrzeugbuchung unterstützen.

Gerade wenn Sie mit anderen Fuhrparkmitarbeitern gemeinsam in Carmada arbeiten, ist eine Übersicht der neuen wie auch bereits laufenden Poolfahrzeugbuchungen von großer Hilfe.
Eine noch bessere Übersicht erhalten Sie, wenn Sie für jeden existierenden Poolfahrzeugstandort ein Widget auf dem Dashboard einrichten.

Die folgenden Dashboard-Widgets stehen Ihnen zur Verfügung:

• Poolfahrzeug-Anfragen
• Poolfahrzeugbuchungen

Im eingeloggten Zustand erreichen Sie das Dashboard mit Klick auf das Carmada Logo.
Gehen Sie auf der Schaltfläche Widget, wenn Sie Widgets dem Dashboard hinzufügen wollen.

Das Widget-Auswahlfenster öffnet sich.

Mit klick auf das gewünschte Widget wird dieses im Dashboard automatisch übernommen und angezeigt.

Hinweis:
Die Anzahl der auf dem Dashboard eingeblendeten Widgets wird Ihnen direkt an der Widget-Auswahl angezeigt.

Poolfahrzeugbuchungen-Widget

Es werden Ihnen alle aktuellen Poolfahrzeugbuchungen sortiert nach Datum angezeigt.

Per Klick auf die Symbole kann folgendes ausgeführt werden:

• Aktualisierung des Widgets
• Einstellungen am Widget (Titel, Anzahl der
  Elemente, Auswahl des Poolstandortes und Status)
• Widget ausblenden (löschen)
• Widget ausblenden (löschen)
• Widget neu positionieren
• Schaltfläche „Widget automatisch aktualisieren“

Poolfahrzeug-Anfragen Widget

Per Klick auf die Schaltfläche Alle ansehen werden Sie auf in die Poolfahrzeug Verwaltung geführt und Neue anlegen auf das Buchungsformular.

Es werden Ihnen die Anzahl der Poolfahrzeugbuchungs-Anfragen angezeigt, wenn Sie am Poolstandort manuelle Fahrzeugzuweisung (siehe Punkt 10.1) ausgewählt haben.

Verwalten Sie mehrere Poolstandorte können Sie sich je Poolstandort ein Widget anlegen, um die offenen Anfragen je Poolfahrzeugstandort zu selektieren.
Per Klick auf das Einstellungs-Symbol können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:

• Widget-Titel
• Poolfahrzeugstandort
• Widget automatisch aktualisieren (Ja/Nein)

3. Aufgaben bzw. Benachrichtigungen zu Poolfahrzeugbuchungen einschalten #

Damit Sie bei bestimmten Ereignissen zu Buchungen von Poolfahrzeugen benachrichtigt werden, sollten Sie die zugehörigen Benachrichtigungen einschalten.

Diese können im Admin-Bereich je nach Benutzerrolle aktiviert werden. Für Poolfahrzeuge gibt es folgende:

• Neue Poolwagenbuchung eingegangen: Sofern ein Fahrer ein Fahrzeug über den Fahrer-Selfservice bucht, erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Glocke und per E-Mail.
• Schlüsselabgabe nicht erfolgt: Sofern ein Benutzer in der Disposition den Schlüssel manuell ausgibt, erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Glocke und per E-Mail, wenn der Schlüssel nach Ende der Fahrt nicht zurückgegeben wurde.
• Schlüssel wurde nicht abgeholt: Sofern eine Buchung startet, der Schlüssel aber nicht als ausgegeben markiert wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Glocke und per E-Mail, wenn der Schlüssel nach Ende der Fahrt nicht zurückgegeben wurde.

Hinweis: Die Benachrichtigungen müssen dann auch beim jeweiligen Benutzer in den Einstellungen noch aktiviert werden.

4. Einen Poolfahrzeugstandort anlegen #

Sie haben hier die Möglichkeit, neue Pool Standorte hinzuzufügen. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie den Button Weiteren hinzufügen
• Vergeben Sie einen Namen, wie z.B. Berlin und optional die Adressdaten

In den Einstellungen zu den Poolfahrzeugbuchungen haben Sie die folgenden Optionen:

• Den zugehörigen Fuhrpark festlegen (Wichtig für die Rollen & Rechtevergabe der Benutzer. Ein Poolfahrzeugmanager z.B. sieht nur die ihm zugeordneten Standorte)
• Eine Adresse hinterlgen.
• Mittels des Schalters den Poolstandort aktivieren / deaktivieren
  • (Hinweis: Die Auswahl wir sofort der Speicherung wirksam und beeinflußt die nächsten Poolfahrzeugbuchungen für diesen Standort)
• Voraussetzung Führerscheinkontrolle
  Bei Aktivierung prüft das System bei jeder Reservierungsanfrage automatisiert, ob der Fahrer im Intervall der digitalen CARMADA Führerscheinkontrolle ist. Falls nicht, erhält der jeweilige Fahrer automatisch eine Aufforderung zur Führerscheinkontrolle per E-Mail.
  • Hinweis:
    Voraussetzung ist, dass Sie Führerscheinkontrolle für Poolfahrzeugfahrer aktiviert ist – siehe Admin-Center / Punkt: Führerscheinkontrolle
• Voraussetzung Fahrer-UVV
  Bei Aktivierung prüft das System bei jeder Reservierungsanfrage automatisiert, ob der Fahrer im Intervall der digitalen Carmada Fahrerunterweisung ist. Falls nicht, erhält der jeweilige Fahrer automatisch eine Aufforderung per E-Mail.
  • Hinweis:
    Voraussetzung ist, dass Sie Fahrerunterweisung für Poolfahrzeugfahrer aktiviert ist – siehe Admin-Center / Punkt:
    UVV-Fahrerunterweisung
• Vorgesetzten per Email informieren
  Bei Aktivierung wird der Vorgesetzte des Fahrers über eine Poolfahrzeugbuchung per E-Mail informiert.
  • Hinweis:
    Voraussetzung ist, dass in der Fahrerakte die E-Mail Adresse des Vorgesetzten hinterlegt ist.
• Fahrer Kennzeichen mitteilen (Der Fahrer erhält eine E-Mail, eine Stunde vor Buchungsbeginn, in welcher das Kennzeichen mitgeteilt wird)
• Fahrzeugzuweisung
  Sie haben mehrere Optionen, wie Poolfahrzeuge vergeben werden sollen:
  • manuell: Die Fahrzeuge sollen vom Fuhrpark manuell vergeben werden
  • Automatisch (zufällig): Das System weist Buchungen automatisch Poolfahrzeuge zu
  • Automatisch (niedrigste Laufleistung): Das System weist Buchungen automatisch freie Poolfahrzeuge zu, die den niedrigsten Kilometerstand ausweisen
  • Automatisch (höchste Restlaufleistung, Ersatzweise niedrigste Laufleistung): Das System weist Buchungen automatisch freie Poolfahrzeuge zu, mit der höchsten Restlaufzeit, ersatzweise niedrigste Laufleistung
  • Auswahl durch Fahrer: Der Fahrer kann selbstständig festlegen, welches Fahrzeug von den frei verfügbaren Fahrzeugen gebucht werden soll.

Entscheiden Sie sich für Option 2., 3. 4. oder 5. öffnen sich noch zwei weitere Einstellungen:

• Fahrzeugauslastung maximieren: Das System wird versuchen, ein Fahrzeug mit bereits bestehenden Buchungen maximal auszulasten, damit die anderen Fahrzeuge möglichst lange frei von Buchungen bleiben, um z.B. Tagesbuchungen noch zu ermöglichen
• Karenzzeit (Minuten): Gibt an, wie viele Minuten Abstand je Fahrzeug zwischen zwei Buchungen liegen sollen. Der Abstand wird automatisch bei einer Buchung berücksichtigt.
• Zusätzlicher Bestätigungsempfänger: Hier können weitere E-Mailadressen hinterlegt werden, die ebenfalls die Buchungsbestätigung erhalten.

Damit die Änderungen gespeichert werden, klicken Sie bitte die Schaltfläche Speichern.

5. Ein Fahrzeug einem Pool hinzufügen #

Im zweiten Schritt müssen Sie dann, sofern noch nicht geschehen, Ihre Poolfahrzeuge den Standorten zuordnen. Dies kann bereits mit dem Import der Fahrzeuge passieren, indem Sie dort direkt die Poolfahrzeuge markieren und einen Standort angeben:

 Manuell können Sie ein Poolfahrzeug anlegen, indem Sie bei einem bestehen Fahrzeug eine Poolwagenzeit hinterlegen. Gehen Sie dafür in ein Fahrzeug und dann in den Reiter „Poolfahrzeug“.

Hier tragen Sie über das „+“ bei den Poolwagenzeit eine Startzeit und einen Standort ein. Alles andere ist optional.

Auch können Sie bei einem Poolfahrzeug „Sperrzeiten“ hinterlegen. Das macht Sinn, wenn ein Poolfahrzeug vorübergehend nicht verbucht werden soll, z.B. weil es länger in der Werkstatt ist.

6. Poolfahrzeuge buchen und disponieren #

Haben Sie Ihre Poolfahrzeuge den Standorten zugeordnet und eine Startzeit hinterlegt, können diese verbucht werden.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Ein Benutzer aus dem Fuhrpark bucht die Fahrzeuge für die Mitarbeiter
2. Ein Mitarbeiter bucht sich selber ein Fahrzeug über den Fahrer-Selfservice

Gehen Sie dafür in der linken Sidebar in den Bereich „Poolfahrzeuge“.

Über das „+“ kann jetzt von einem Benutzer in CARMADA eine Buchung erzeugt werden. Dafür müssen in der Maske ein paar Pflichteingaben eingetragen werden.

Das wäre natürlich der Fahrer, der Standort, die Fahrtart und die Fahrtenzweckvorage (Können im Admin-Bereich angelegt werden), das Ziel, die Fahrt-KM Schätzung und natürlich auch die Annahmezeit und Rückgabezeit.

Anhand der Zeiten kann das System dann nämlich ermitteln, ob es zu dem Zeitpunkt freie Fahrzeuge gibt. Das wird Ihnen über dem Button „Speichern“ angezeigt“. Mit Klick auf Speichern wird dann die Buchung erzeugt. Der Fahrer bekommt hierzu dann auch eine E-Mail.

Das Fahrzeug wird anhand der Poolfahrzeugstandort-Einstellungen automatisch oder manuell vergeben. Sind noch Vorbedingungen vom Fahrer zu erfüllen, erfährt er dies auch per E-Mail.

Optional kann auch eine gewünschte Sonderausstattung eingetragen werden. Das System schaut dann, ob es Fahrzeuge mit dieser Ausstattung gibt. Ausstattungen können Sie am Fahrzeug im Reiter „Fahrzeugausstattungen“ ergänzen. Wichtig ist dann nur, dass Sie „Pool – Buchungsrelevant“ anklicken.

Anschließend können Sie im Bereich Poolfahrzeuge auf „Disposition“ klicken.

Fahrzeuge die automatisch zugewiesen werden, sind jetzt entsprechend der Anforderungen und Einstellungen vergeben wurden. Diese können Sie aber, sofern die Buchung noch nicht gestartet ist, per Klick einem anderen Fahrzeug zuweisen.

In der Zeile Reservierungen ohne Fahrzeug finden Sie alle aktuellen Reservierungen, denen noch kein Fahrzeug zugewiesen worden ist.

Markieren Sie die jeweilige Reservierung mit einem Klick. Danach ziehen Sie den Cursor auf das gewünschte Fahrzeug und speichern die Auswahl mit einem Klick.

Das Fahrzeug ist nun der Reservierung zugewiesen.

Farbliche Unterscheidung der Buchungen

Je nach Status der Buchungen werden diese entsprechend der Definitionen farblich markiert. Das hilft Poolfahrzeug-Disponenten stets eine bessere Übersicht über die Auslastung der Poolfahrzeuge zu erlangen.

• gelb = Die Reservierung erfolgt – Warten auf Vorbedingungen (z.B. Fahrer hat keine gültige Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung)
• grün = Die Buchung ist bestätigt
• orange = Der Start-Termin der Buchung ist erreicht
• rot = Fahrzeug ist unterwegs und der Schlüssel wurde übergeben (Status bleibt bis der Schlüssel abgegeben ist)
• blau = Buchung durch Schlüsselabgabe beendet
• grau = Buchungs-Enddatum ist erreicht ohne Schlüsselabgabe

Aktionen – Buchungs-Menü

Je nach Status der Buchung können die folgenden Aktionen durchgeführt werden. Das entsprechende Menü öffnen Sie per Rechtsklick auf der Buchung.

1. Zuweisung entfernen
   Entfernt die Fahrzeugzuweisung. Nach Auswahl wird die Buchung in die Spalte Reservierungen ohne Fahrzeug verschoben
2. Schlüssel ausgeben / Schlüssel annehmen
   Der Vorteil dieser Möglichkeit ist, dass unabhängig vom eigentlich gebuchten Annahme- und Abgabedatum, die Poolfahrzeugbuchung gestartet oder beendet werden kann und das Fahrzeug z.B. bei einer früheren Abgabe wieder für nachfolgende Buchungen zur Verfügung stehen kann.

7. Buchen eines Poolfahrzeugs über den Fahrer-Selfservice #

Die zweite Möglichkeit wäre, dass die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen selbstständig über den Fahrer-Selfservice ein Poolfahrzeug buchen.

Dafür muss der Fahrer per Klick auf seinen Login Link in den Fahrer-Selfservice gehen. Die Funktion „Poolfahrzeuge“ muss beim Fahrer-Selfservice freigeschaltet sein.

Im Fahrer-Selfservice findet der Fahrer dann eine Kachel Poolfahrzeuge und können per Klick auf „Poolfahrzeug buchen“ ein Fahrzeug buchen.

Zunächst gelangen Sie dann eine Liste Ihrer bisherigen Buchungen. In dieser könnten Sie z.B. auch eine bereits getätigte Buchung stornieren. Klicken Sie hier dann auf „Poolfahrzeug buchen“ erscheint die Maske, in der Sie die Angaben zur Buchung eintragen müssen.

Wurde die Buchung gespeichert und abgeschickt erhält der Fahrer eine E-Mail mit der Bestätigung. Die Zuweisung erfolgt dann wie oben bereits beschrieben in CARMADA im Bereich „Poolfahrzeug“ und dann „Disposition“.

Bei manueller Disposition z.B. durch einen Poolfahrzeugmanager, empfiehlt es sich die Benachrichtigung „neue Poolwagenbuchung eingegangen“ (siehe 2.5) zu aktivieren. Dadurch erhält der Benutzer dann eine Benachrichtigung, wenn ein Fahrer eine Buchungsanfrage einreicht.

8. Übersicht aller Poolfahrzeug- Buchungen und Reservierungen #

Sie möchten sich eine Übersicht aller Poolfahrzeug-Reservierungen machen? Gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie den Navigationspunkt Pool und wählen den Punkt Liste Reservierungen aus

Diese Liste können Sie, wie die anderen Listen bzw. Tabellen auch, individuell anzeigen lassen.

Hinweis:
Die Anpassungen werden je Benutzer gespeichert, auch wenn der Benutzer sich aus CARMADA ausloggt und wieder einloggt.

• Spalten auswählen – Sie können Spalten je nach Bedarf ein- oder ausblenden

• Position der Spalte verändern – Klicken Sie auf eine Spalte und halten den Klick fest und bewegen die Spalte an die für Sie richtige Position
• Spalten filtern, wie z.B. nach Reservierungsnummer

Status der Reservierungen / Buchungen

• Warte auf Fahrzeugzuweisung
  Die Reservierung wartet darauf, dass Sie in der Fahrzeug-Disposition ein freies Fahrzeug zuweisen (Manuelle Zuweisung)
• Warte auf Erfüllung der Vorbedingungen
  Sie haben in den Admin-Center Einstellungen Pool Standorte  die Voraussetzung Fahrer und / oder Führerscheinkontrolle aktiviert. Der Status zeigt an, dass einer oder beide Voraussetzungen noch nicht erfüllt ist (siehe Spalte Vorbedingungen in der Liste Reservierungen)
• Bestätigt
  Der Reservierung ist ein Fahrzeug zugewiesen, die Bestätigung ist per E-Mail an den Fahrer versendet worden und die Reservierung ist nun eine Buchung
• Abgeschlossen
  Das Abgabe- Datum und Uhrzeit einer Buchung ist erreicht und die Buchung somit beendet und abgeschlossen
• Storniert durch Fahrer
  Die Reservierung oder Buchung wurde durch den Fahrer storniert (möglich aus Link in der E-Mail-Bestätigung)
• Anfrage nicht erfüllbar
  Bei der automatischen Fahrzeugzuweisung wurde vom System kein freies Fahrzeug im Buchungszeitraum gefunden. Der Fahrer wurde per E-Mail darüber informiert
• Ausgegeben
  Dieser Status zeigt an, dass es sich um eine laufende Buchung handelt

Aktionen

An einer Buchung stehen Ihnen in Abhängigkeit zum Status, die folgenden Aktionen zur Verfügung:

• Auge-Symbol
  Öffnet die Ansicht der Reservierung, um die Details zur Reservierung zu prüfen
• Stift-Symbol
  Öffnet das Reservierungs-Formular zur Bearbeitung
• Kalender-Symbol
  Führt Sie direkt zur Reservierung in der Fahrzeug-Disposition
• Löschen-Symbol
  Nach Klick wird die Reservierung gelöscht. Der Status ändert sich auf Anfrage nicht erfüllbar und der Fahrer wird per E-Mail informiert

Reports aus Listenansichten

Mit Klick auf die Schaltfläche Liste exportieren können Sie jederzeit aus der angezeigten (gefilterten) Liste einen Report erzeugen.