Alle Fahrten, die Mitarbeiter in Fahrzeugen des Unternehmens machen, müssen für das Finanzamt sorgfältig dokumentiert werden. Dies geschieht in einem Fahrtenbuch. Es händisch zu führen, kostet allerdings viel Zeit und ist fehleranfällig. Ein elektronisches Fahrtenbuch hingegen schreibt sich automatisch selbst und greift dabei auf GPS-Technik zurück. Es kommt so nicht zu Fehlern, keine Fahrt wird vergessen und das Finanzamt erhält eine lückenlose Aufstellung.

Der Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs lohnt sich für Unternehmen ganz verschiedener Größe: Es erleichtert die Organisation und die Verwaltung sowohl großer Fuhrparks als auch kleiner Firmen, in denen nur wenige Mitarbeiter einen Dienstwagen nutzen. Ihre Fahrer sparen Zeit, weil sie das Fahrtenbuch nicht mehr händisch führen müssen, und Sie können sicher sein, dass Sie dem Finanzamt vollständige und korrekte Daten für die steuerliche Abrechnung liefern.

Wie kommen die Fahrtenbucheinträge ins System? #

Damit Sie Ihr elektronisches Fahrtenbuch nutzen können, muss im jeweiligen Fahrzeug eine Ortungsbox z.B. ein OBD-Stecker angebracht werden. Dieser wird Ihnen nach Eingang Ihrer Bestellung von CARMADA zugeschickt. Der Einbau ist schnell und einfach erledigt. Bei der Installation durch eine Fachkraft können wir aber sicherstellen, dass die Signale einwandfrei übertragen werden.

Im folgenden ein paar Einbau Tipps für die von uns versendeten OBD Stecker:

Inbetriebnahme

Die Ortung ist nur unter freiem Himmel möglich, nicht in Parkhäusern, Garagen usw. Die Genauigkeit der Geräte beträgt etwa 5 – 500 Meter.

Boxen positionieren

Für die GSM & GPS Verbindung müssen die Box und die Antennen eine freie Sicht nach oben haben. Keinesfalls dürfen die Antennen und die Box mit integrierten Antennen direkt unter oder in Bauteilen aus Metall platziert werden, auch nicht in der Nähe von Radio, Lautsprechern usw. Sie dürfen nur im Fahrzeuginnenraum, im Bereich des Armaturenbretts verbaut werden und nicht direkter Sonneneinstrahlung ausgesetzt werden.

Nach dem Einbau Gerät am Fahrzeug in CARMADA im Tab „Geräte“ verknüpfen

Sind die Geräte in den Fahrzeugen verbaut müssen Sie noch in der CARMADA-Software mit dem jeweiligen Fahrzeug verknüpft werden. Die Verknüpfung erfolgt am Fahrzeugdatensatz unter dem Reiter „Geräte“. Über den Button „Neue Box zuweisen“ muss die Seriennummer des verbauten Geräts eingetragen werden. Außerdem muss für der aktuelle Kilometerstand eingetragen werden.

Abbildung: Gerät und Fahrzeug miteinander verknüpfen

Ab diesem Zeitpunkt werden die Fahrten mit dem Fahrzeug erfasst. Die Fahrten mitgeschrieben. Die zugehörigen Mitarbeiter erhalten am nächsten Tag eine E-Mail zur Bestätigung der Fahrten im Fahrer-Selfservice.

 Anschließend tauchen Sie am Fahrzeug unter dem Reiter „Fahrtenbucheinträge“ auf.

LEDs

Navigate

• Blinkt = GPS aktiv
• Leuchtet = kein GPS Signal
• Aus = Schlafmodus/GPS Antenne kurzgeschlossen

Status

• Blinkt jede Sek. = Normaler Modus
• Blinkt alle 2 Sek. = Schlafmodus
• Blinkt kurze Zeit = Modem aktiv
• Blinkt schnell = Boot Modus
• Aus = Gerät funktioniert nicht oder Firmware wird aktualisiert

Wichtige Hinweise

Für eine evtl. Fehlerbehebung ist vorrangig unser Support schriftlich an [email protected] zu kontaktieren. Bei 90% der Fälle kann normalerweise eine schnelle Lösung über Fernwartung gefunden werden.

Abhängig vom jeweiligen Mobilfunknetzbetreiber sind dessen Dienste regional auf den Empfangs- und Sendebereich beschränkt nutzbar. Beeinträchtigungen können durch atmosphärische Bedingungen, geografische Gegebenheiten oder durch Hindernisse hervorgerufen werden.

Wie kann ich als Fahrer meine Fahrten bestätigen? #

Wir haben zur Fuhrparkoptimierung beschlossen, Poolfahrzeuge die regelmäßig im Rahmen einer betrieblich veranlassten Tätigkeit unterwegs sind, mit einem GPS-Ortungssystem zum Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs auszustatten.

Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen die wichtigsten Stationen zum Führen eines Fahrtenbuchs in Bezug auf die Poolfahrzeugbuchungen aufzeigen.

Jedes nach § 31a Straßenverkehrs-Zulassungsordnung (StVZO) eingesetzte Fahrtenbuch muss fortlaufend und zeitgerecht geführt werden.
Zeitgerecht bedeutet, dass jede einzelne Fahrt sofort nach Fahrtende vollständig dokumentiert werden muss.

Nach Beendigung der Poolfahrzeugfahrten und Abgabe des Poolfahrzeugs, erhalten Sie eine Aufforderung, die Poolfahrzeugfahrten zu vervollständigen und zu bestätigen.
Dies erfolgt im CARMADA-Fahrerbereich.  

Sie erhalten eine Einladung per E-Mail mit dem Betreff Fuhrpark – Dein Loginlink wurde erstellt zur Nutzung des Fahrer-Self-Service.

Mit der Einladungs-E-Mail ist ein Textlink Fahrer Online-Service mit dem Sie per Klick in den Fahrerbereich weitergeleitet werden.

Wichtiger Hinweis:
Erst wenn Poolfahrzeugfahrten in Bezug auf das Führen des Fahrtenbuchs noch zur Bearbeitung offen sind, erhalten Sie eine Aufforderung per E-Mail von CARMADA mit dem Betreff:

Fahrtenbucheintrag angelegt

Mit Erhalt der Aufforderung wird die Schaltfläche Fahrtenbucheinträge im Fahrerbereich aktiv angezeigt.  

Mit Klick auf die Schaltfläche Fahrtenbucheinträge bestätigen, werden Sie auf die aktuellen Fahrten geführt.

In diesem Bereich werden Ihnen alle noch offenen Fahrten, die von Ihnen noch zu bearbeiten sind, angezeigt.

Wichtiger Hinweis zum Datenschutz!
Alle Fahrten im Status neu zeigen die Start- und Zieladressen an. Erst wenn Sie die Fahrt als Dienstfahrt bestätigen, werden diese dem Fuhrparkverantwortlichen angezeigt.

Soweit Sie eine Fahrt als Privatfahrt (Fahrttyp) bestätigen, werden die Datensätze nicht in CARMADA gespeichert und gelöscht.

Wichtiger Hinweis zu Privatfahrten!
Nutzen Sie Poolfahrzeuge für Privatfahrten, werden diese als sogenannten geldwerten Vorteil versteuert.

Wichter Hinweis zur Frist!
Das Gesetz schreibt vor, dass Fahrten nur innerhalb der ersten 7 Tage verändert werden dürfen bzw. zu bearbeiten sind.
Bitte beachten Sie unbedingt die Frist zur Abgabe (siehe Spalte Frist).
Werden Fahrten nicht innerhalb der Frist bearbeitet und bestätigt, werden Sie als Privatfahrt angesehen und als sogenannten geldwerten Vorteil versteuert.

Zur Bearbeitung einer Fahrt wählen Sie unter Aktionen das Symbol – Bearbeitungs-Stift

Die folgenden Punkte müssen von Ihnen bearbeitet werden:

• Strecke – Wenn es sich um eine 100 % Dienstfahrt handelt, müssen Sie die Strecke nicht bearbeiten. Wenn die Fahrt auch privat genutzt wurde, geben Sie die Kilometer privat an
• Route – Im Feld Ziel muss die aufgesuchte Firma und Ansprechpartner angegeben werden. Im Feld Begründung verwenden Sie z.B. den Begriff Meetingfür interne Termine an den Standorten und den Begriff Kundenbesuch für externe Termine bei Partnern/Kunden
• Umweg – Sollten die als geschäftlich angegebenen Kilometer von der Idealroute abweichen, sollte hier eine Begründung dafür angegeben werden – siehe Hinweis unter Umweg

Zur Speicherung der gemachten Angaben und späteren Weiterbearbeitung, wählen Sie die Schaltfläche Speichern.
Wenn Sie die Fahrt vollständig bearbeitet haben, wählen Sie die Schaltfläche Speichern und bestätigen. Die Fahrt ist im Anschluss nicht mehr bearbeitbar und wird nicht mehr angezeigt.

Wo sehe ich als Benutzer die Fahrtenbucheinträge in CARMADA? #

Die Fahrtenbucheinträge tauchen in CARMADA am Fahrzeug in dem Tab „Fahrtenbucheinträge“ auf.

In dieser Übersichtsliste sind die einzelnen Fahrten aufgeführt. Dazu gehören dann auch der Fahrer, die gefahrenen Kilometer oder z.B. die Dauer der Fahrt. 

Ganz wichtig ist: Der Fahrttyp. Hier wird zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten unterschieden. Gibt ein Fahrer an, dass es sich um eine Privatfahrt handelt, wird die Start- und Zieladresse nicht mit angegeben. Bei geschäftlichen Fahrten werden die Adressen mit angegeben.

Beim Status wird unterschieden in:

• Neu (Direkt nach der Fahrt, die Fahrten müssen vom Fahrer bestätigt werden)
• Kalibrierung
• verspätet (ab 5 Tagen, ab diesem Zeitpunkt wird die Systembenachrichtigung „Fahrtenbucheintrag wurde nicht bestätigt“ verschickt)
• bestätigt (wenn vom Fahrer bestätigt, aber die 7 Tage Frist nicht abgelaufen ist)
• abgeschlossen (nach 7 Tagen)

In den Aktion haben Sie die Möglichkeit, die Frist zum bestätigen der Fahrten zu verlängern. (Standard sind hier 7 Tage). Eine Fahrt die vom Fahrer „bestätigt“ wurde, kann über die Aktionen dem Fahrer wieder zugewiesen werden. Das könnte im falle einer falschen Angabe nützlich sein.

Während der Frist kann außerdem ein Fahrer einer Fahrt zugeordnet werden. 

Wichter Hinweis zur Frist!
Das Gesetz schreibt vor, dass Fahrten nur innerhalb der ersten 7 Tage verändert werden dürfen bzw. zu bearbeiten sind.
Bitte beachten Sie unbedingt die Frist zur Abgabe (siehe Spalte Frist).
Werden Fahrten nicht innerhalb der Frist bearbeitet und bestätigt, werden Sie als Privatfahrt angesehen und als sogenannten geldwerten Vorteil versteuert.

Wie bekommen Sie mit, dass zu einer Poolfahrzeug-Buchung noch nicht bestätigte Fahrtenbucheinträge vorliegen? #

Für noch nicht bestätigte Fahrtenbucheinträge gibt es in CARMADA System-Benachrichtigungen, die individuell je Benutzer aktiviert werden können. Diese können Sie im Admin-Bereich unter Benachrichtigungen für die jeweilige Rolle aktivieren.

Anschließend müssen diese noch in den Account-Einstellungen aktiviert werden.

Wann bekomme ich eine Benachrichtigung über nicht bestätigte Einträge?

Sobald Fahrtenbucheinträge zu eskalieren drohen (ab 5 Tagen), erhalten Sie die Meldungen auf zwei Wegen:

• Per E-Mail Benachrichtigung an Ihre Benutzer E-Mail Adresse
• Als System-Meldung

Sie haben dann noch bis zum Ende des siebten Tages Zeit zu reagieren und den Fahrer zu kontaktieren.

Wie kann ich System-Meldungen weiterbearbeiten?

Alle System-Meldungen können als eine Art Ticket bearbeitet werden und einem bereits angelegten Benutzer in CARMADA zugewiesen werden.